A metà marzo usciva sulle pagine Nòva de Il Sole 24 Ore un articolo di Giampaolo Colletti dedicato alla comunicazione interna chiamata a cambiare passo nei giorni dell’emergenza, la cui tesi di fondo – che univa come un filo rosso i differenti casi aziendali presentati – era quella di riconoscere nelle strategie e nelle azioni di comunicazione compiute le “prove tecniche per ripensare la comunicazione d’impresa grazie a nuovi modelli digitali di relazione”.

Prove tecniche da compiere in tempo reale, con la velocità e la prontezza che solo le competenze già acquisite riescono a dare, come sottolinea nello stesso articolo Alessandra Mazzei, direttrice del Centro for Employee Relations & Communication dell’Università IULM: “Le aziende con sistemi e competenze di comunicazione si sono mosse prima e meglio. Aver sviluppato questo patrimonio in tempi ordinari è stata un’assicurazione per questi tempi di crisi.

Comunicare subito ma assicurando un approccio sistemico e coerente con le esigenze delle persone e le iniziative dedicate

Ho avuto modo di parlare di questi temi strategici e al contempo operativi con Maria Cristina Vaccarisi, Head of Recruiting, People Knowledge, Change Management, Internal Communication di A2A, che per le sue aree di aree di competenza, fa parte del Comitato centrale di continuità A2A, un team di governance integrato che ha messo a fattor comune competenze, approccio sistemico e tempestività per rispondere fin dai primi giorni al nuovo scenario, sia dal punto di vista delle azioni di continuità di business che di comunicazione interna ed esterna.

Abbiamo integrato e fatto evolvere il nostro piano di comunicazione interna ed engagement chiedendoci quale fosse il tono di voce più adatto al momento, quali strumenti adottare e quali contenuti comunicare garantendo un meccanismo di coordinamento tra le varie attività dedicate alle persone e la coerenza tra comunicazione interna ed esterna affinché si potenziassero vicendevolmente.

Dalla fine del mese di febbraio sono state molte le iniziative di comunicazione interna promosse, guidate da trasparenza, vicinanza e supporto: alle costanti disposizioni normative, operative, gestionali e di buone prassi, si sono unite breaking news e racconti del lavoro quotidiano sul territorio e a servizio delle comunità, dando voce direttamente ai dipendenti Tutte queste azioni veicolate e trasmesse in un unico “spazio dedicato” all’interno del nostro Digital workplace hanno permesso alle persone di riconoscere l’azienda come un interlocutore competente e fidato e come un punto di riferimento in un momento in cui l’infodemia ha contribuito a generare confusione e disorientamento.

La sfida più importante da affrontare a livello di comunicazione interna è stata la consapevolezza che tutto dovesse essere gestito in modo coordinato, coerente e sistemico a maggior ragione perché nella nostra azienda la Comunicazione interna è in strettissima sinergia con la People Strategy, con un’attenzione costante ai bisogni delle persone e alle attività a loro dedicate.

Ascoltare e rispondere ai bisogni delle persone per superare l’isolamento emotivo e trovare nuovi spazi di socialità

Oltre alla tempestività e alla rilevanza delle informazioni, l’emergenza ha avuto anche un altro risvolto che ha messo alla prova il mondo delle Risorse Umane, rendendo da subito evidente la necessità di azioni di comunicazione più soft per aiutare le persone a superare l’isolamento emotivo e sentirsi parte di una comunità, anche in un momento così incerto e difficile.

Abbiamo capito subito che era necessario porsi in ascolto delle persone lanciando una survey nominativa dedicata ai lavoratori da remoto fondata su tre macro argomenti – organizzazione del lavoro, relazione, benessere – raccogliendo nel giro di pochissimi giorni un patrimonio di informazioni prezioso sui sentiments e sui bisogni di circa 2600 colleghi. Questa attività di ascolto ci ha consentito, in particolare, di focalizzare in modo mirato priorità ed esigenze reali a livello di formazione e di coinvolgimento: è emerso evidente anche il desiderio di avere un sistema engagement e di comunicazione interna, da affiancare ai percorsi di formazione, che toccasse delle leve più personali.

Nasce così IncontriamociIna2a, una community lanciata da qualche giorno in azienda, suddivisa in cinque aree tematiche Arte e Cultura, Sport, Cucina, Networking e Impegno , che animerà, con un palinsesto, l’interazione tra oltre 5.000 persone, lasciando lo spazio a tutti i partecipanti di mettersi in gioco condividendo saperi, passioni e il desiderio profondamente umano di creare comunità in cui sentirsi accolti e riconosciuti.

Ascoltare e condividere: la relazione è il cuore della Comunicazione interna

Ogni storia di valore prende vita dall’ascolto che si concretizza in azione, solo se riusciamo a costruire adeguati canali di interazione con le persone e a realizzare attività aziendali coerenti con i bisogni saremo in grado di traguardare al meglio gli obiettivi aziendali accrescendo il senso di appartenenza all’azienda come parte della propria storia professionale e personale.

Per questo la relazione è il cuore della Comunicazione interna, senza di essa non ci può essere il riconoscimento di un senso condiviso in cui ogni informazione, messaggio o iniziativa, in tempi d’emergenza così come “nuova” normalità, trova la sua ragione d’essere e può essere realmente ascoltato, compreso e fatto proprio.